Manual do Ágil ERP 1.5

Apresentação

O Ágil ERP é um sistema de gestão online para pequenas empresas de comércio e serviços, desenvolvido e mantido pela AMDigital (Piracicaba e região, SP). Ele organiza clientes, orçamentos, ordens de serviço, vendas, estoque e financeiro em um só lugar, acessado pelo navegador do computador ou do celular, sem instalar nada.

A versão 1.5 traz duas mudanças principais: o sistema passa a se adaptar ao ramo de atividade da empresa e ganhou uma interface mais rápida de usar.

Novidades da 1.5

• Ramos de atividade: oficina mecânica, assistência técnica, pet shop, salão de beleza, saúde, climatização e restaurante, cada um com nomes, campos e telas próprios.
• Agenda por profissional (pet shop, salão e saúde) e prontuário eletrônico (saúde).
• Restaurante: comanda no celular do garçom, tela da cozinha, cardápio online e entregas.
• Documentos novos: orçamento, OS, fatura, recibo e cupom com visual renovado e QR Code PIX já com o valor.
• Lembretes pelo WhatsApp: revisão do veículo, próximo banho do pet, manutenção do ar-condicionado.
• Menu dinâmico: mostra só os módulos incluídos no plano e liberados para o usuário.
• Sistema que se adapta ao plano: quem não tem Estoque, por exemplo, não vê campos de saldo e a venda não baixa estoque.
• Botão Voltar em todas as telas e abertura de registros com duplo clique nas listas.
• Dashboard renovado, painel do dia para os funcionários e menu de Indicadores, com KPIs e gráficos ao longo do tempo.
• Vendedor registrado em cada venda.
• Permissões mais claras: a tela esconde o que o usuário não pode usar.

O Ágil ERP é um produto da AMDigital — amdigital.net.br.

Ramos de atividade

Cada empresa trabalha em um ramo, e o sistema usa os nomes, campos e telas daquele ramo. O ramo é informado no cadastro do teste grátis e confirmado pela AMDigital na aprovação; só a AMDigital pode alterá-lo depois (trocar de ramo não apaga dados).

Nos ramos que trabalham com um item do cliente (veículo, equipamento, pet, aparelho), a OS fica ligada a esse item, o que gera um histórico completo por item. Se o item mudar de dono, as OS antigas continuam ligadas a ele.

Planos

Todos os planos incluem a base do sistema: Dashboard, Clientes, Catálogo (produtos e serviços), Contas a Receber, Usuários, Configurações e os recursos do ramo da empresa (agenda, pets, veículos, equipamentos, prontuário, restaurante). Os planos se diferenciam pelos demais módulos e pelo número de usuários.

No plano anual a empresa paga 10 mensalidades e usa 12 meses (2 meses grátis).

Quando um módulo não faz parte do plano, ele some do menu e o restante do sistema se ajusta. Sem Estoque, por exemplo, o cadastro de produto não mostra mínimo e saldo, e a venda não baixa estoque. Sem Vendas (plano Essencial), a OS executada gera o título em Contas a Receber normalmente.

Toda empresa nova começa com 30 dias grátis do plano Completo, sem cartão de crédito. Depois do teste, escolhe o plano que faz mais sentido; dá para trocar de plano a qualquer momento falando com a AMDigital.

Primeiros passos

1. Faça o cadastro em erp.amdigital.net.br/teste, informando os dados da empresa e o ramo de atividade.
2. Aguarde a aprovação: a AMDigital confere o cadastro, confirma o ramo e libera o teste de 30 dias. A senha de acesso chega por e-mail.
3. Preencha Minha empresa (menu Conta): nome, CPF/CNPJ, logo, endereço, WhatsApp, chave PIX, dados bancários e a cor dos documentos. Esses dados aparecem nos orçamentos, OS, faturas e recibos — e a chave PIX é o que gera o QR Code de pagamento.
4. Cadastre o catálogo: produtos (unidade, litros, quilos ou metros, com quantidade fracionada) e serviços (unidade, horas ou metros), com custo e preço de venda.
5. Cadastre os usuários da equipe e defina as permissões de cada um.
6. Comece a operar: cadastre clientes e faça o primeiro orçamento (ou, no restaurante, abra a primeira mesa).

Módulos

O fluxo principal segue uma linha: Orçamento → Ordem de Serviço → Venda → Contas a Receber. Cada etapa herda os dados da anterior (cliente, itens, forma de pagamento), sem redigitar nada.

Clientes

Cadastro com dados de contato e documento. O sistema bloqueia cliente duplicado pelo mesmo CPF/CNPJ ou pelo mesmo nome sem documento. Cada cliente tem uma ficha com seus orçamentos, OS, vendas, títulos e, conforme o ramo, veículos, equipamentos ou pets.

Para não perder histórico, um cliente com OS, orçamento, venda, lançamento financeiro, prontuário ou comanda não pode ser excluído; só clientes sem movimento podem ser apagados.

Catálogo (produtos e serviços)

Produtos e serviços com código automático (P0001, S0001), custo, preço de venda e unidade de medida. O nome do módulo muda conforme o ramo (veja a tabela de ramos).

Orçamentos

• Itens do catálogo ou lançados manualmente, com custo opcional para o item manual.
• Formas de pagamento, incluindo Entrada + Saldo com prazo do saldo em dias.
• Data de follow-up sugerida para 7 dias depois.
• Link público da proposta para enviar ao cliente pelo WhatsApp, com QR Code PIX.
• Depois que gera OS ou venda, o orçamento fica travado para edição.

Ordens de Serviço / Atendimentos

• Gerada a partir do orçamento aprovado, de um horário da agenda ou criada direto.
• Nos orçamentos com Entrada + Saldo, a OS já cria os dois títulos a receber; ao quitar a entrada, a OS passa sozinha para Em execução.
• Ao marcar como Executada, o sistema leva direto para a tela de Venda.
• O vencimento do saldo é recalculado a partir da data de execução.
• Nos ramos com item do cliente, a OS registra o veículo, equipamento, pet ou aparelho atendido e os campos próprios do ramo.
• Garantia (oficina): a OS guarda o prazo dado ao cliente (dias e/ou KM). Um retorno em garantia fica ligado à OS original; os itens cobertos saem a R$ 0,00 e só o que estiver fora da cobertura é cobrado.
• OS impressa com os dados do ramo (placa e KM, equipamento, pet), texto da garantia e QR Code PIX.

Agenda (pet shop, salão e saúde)

• Configurar: cadastre os profissionais (cada um com uma cor), o expediente e o almoço de cada dia da semana, o intervalo entre horários e bloqueios (feriados, folgas).
• Visões por dia e por semana, filtradas por profissional; clique num horário vago para marcar.
• O horário pode ser de um cliente cadastrado ou de alguém não cadastrado (só nome e telefone). No pet shop, escolha também o pet.
• Ao escolher o serviço, o valor vem do catálogo e a duração é sugerida automaticamente.
• Marcar em cima de outro horário ou fora do expediente mostra um aviso; dá para encaixar mesmo assim.
• Status do horário: agendado, confirmado, chegou, concluído, faltou ou cancelado.
• Botão para pedir a confirmação pelo WhatsApp com a mensagem pronta.
• Gerar atendimento a partir do horário, já com cliente, item e serviço; depois ele vira venda normalmente.

Prontuário eletrônico (saúde)

• Só abre para usuários ligados a um profissional da Agenda com conselho e número de registro (CRM, CRO, CRP, COREN, CREFITO…). Demais usuários veem um aviso de acesso restrito.
• Resumo do paciente: sexo, tipo sanguíneo, contato de emergência, alergias, comorbidades e medicamentos em uso.
• Tipos de registro: atendimento (queixa, história, exame físico, diagnóstico, CID-10, conduta), receita, atestado, pedido de exames e resultado/anotação.
• Aberto a partir da consulta na agenda, o registro fica ligado a ela e pode marcar a consulta como concluída.
• Receitas, atestados, pedidos de exames e o prontuário completo saem prontos para imprimir, com nome e registro do profissional.
• Registros não podem ser apagados nem editados: uma correção é feita por retificação, com motivo, e o original continua visível. O sistema confere a integridade do histórico e registra quem acessou cada prontuário.

Restaurante

• Mesas e pedidos: mapa das mesas (livre, ocupada, conta pedida); tocar numa mesa livre abre a comanda.
• Comanda no celular do garçom: busca e categorias do cardápio, observação por item (ex.: sem cebola), envio para a cozinha, transferência de mesa e pedido de conta.
• Cozinha: tela com os pedidos por mesa ou entrega; cada item passa de na fila → preparando → pronto, com aviso sonoro de pedido novo. Bebidas e itens que não vão para a cozinha ficam de fora.
• Fechamento: taxa de serviço opcional, desconto e pagamento dividido em várias formas; a comanda vira uma venda com cupom.
• Retirada e entrega: pedidos com endereço, bairros com taxa de entrega, troco e etapas (em preparo → pronto → saiu para entrega → entregue).
• Entregadores: cada motoboy recebe um link pessoal "Minhas entregas" no celular; vê só os pedidos que saíram com ele, abre o mapa, liga para o cliente e marca como entregue informando a forma de pagamento recebida.
• Cardápio: escolha o que entra, categorias, descrição, foto de cada prato, o que está disponível hoje (esgotado some do cardápio) e o que vai para a cozinha.
• Cardápio online: link público para WhatsApp e Instagram, com retirada e/ou entrega, pedido mínimo, tempos estimados e aviso do dia. O pedido chega no painel com alerta e o cliente acompanha o andamento por uma página própria.
• QR code na mesa: o cliente pede pelo celular e o pedido entra direto na comanda da mesa.

Vendas (PDV)

• Disponível a partir do plano Básico.
• Venda de balcão ou a partir de uma OS, orçamento ou comanda.
• Registra o vendedor de cada venda.
• Cartão de crédito à vista gera título a receber com vencimento em 30 dias.
• Venda sem estoque é permitida com aviso; o saldo negativo aparece no Estoque para acerto.
• Cupom da venda (formato 80 mm) com link público.

Estoque

Saldo por produto, estoque mínimo e situação, com baixa automática nas vendas, histórico de movimentações, preço de compra e custo médio. Avisos de estoque baixo podem ser enviados pelo WhatsApp ao comprador cadastrado. Disponível nos planos Profissional e Completo.

Contas a Receber

• Baixa total ou parcial: no pagamento parcial, o título é fechado pelo valor pago e o saldo vira um novo título.
• Lançamentos recorrentes gerados automaticamente.
• Juros e multa por atraso.
• Rastro de origem de cada título (venda, OS ou lançamento manual).
• Filtros por período e situação, visão por cliente e exportação CSV.
• Fatura com link público e QR Code PIX; se estiver vencida, o QR já inclui multa e juros.

Contas a Pagar

Despesas por categoria e fornecedor, com as mesmas funções de baixa parcial, recorrência, filtros e exportação das Contas a Receber. Disponível nos planos Profissional e Completo.

Documentos impressos e links públicos

• Orçamento (proposta), OS, fatura, recibo e cupom seguem o mesmo visual, com a logo, os dados da empresa e a cor dos documentos escolhida em Minha empresa.
• Todos trazem QR Code PIX e PIX copia e cola com o valor e a referência preenchidos. Sem chave PIX cadastrada, o documento avisa e indica onde cadastrar.
• O recibo sai em 2 vias, com o valor por extenso.
• Cada documento tem um link público para mandar ao cliente pelo WhatsApp, sem ele precisar de login.

Análise

A Análise mostra se a empresa está dando lucro em um período e quanto cada produto rende. Fica no menu Financeiro, faz parte dos planos Profissional e Completo e só aparece para quem tem a permissão Ver valores financeiros.

Como usar. Escolha o período (De / Até) no topo da tela. Todos os números consideram apenas valores efetivamente recebidos ou pagos naquele período, inclusive pagamentos parciais.

DRE simplificado. A tela monta o resultado em cinco cards:

Os cards Receita total e Despesas totais são clicáveis: abrem a lista de títulos que compõem o valor, já filtrada pelo mesmo período.

Para sair do vermelho. Quando o lucro líquido do período fica negativo, aparece logo abaixo dos cards quantas vendas faltam para zerar: pela média das suas vendas dos últimos 180 dias (ou, sem histórico, pela média do catálogo) e no pior cenário, só com o item mais barato. A conta usa o lucro de cada venda (preço menos custo), não o preço, e mostra o ritmo por semana até o fim do período.

Markup e margem por produto. Abaixo do DRE, uma tabela mostra para cada produto o custo, o preço de venda, o markup (quanto o preço está acima do custo) e a margem (quanto do preço sobra como lucro). Serve para identificar produtos com preço baixo demais.

Boas práticas.

• Informe o custo de todos os produtos e dos itens lançados manualmente. Quando há item vendido sem custo, a tela exibe um aviso, porque o CMV e o lucro ficam distorcidos.
• Lance salários e pró-labore em Contas a Pagar com uma categoria própria (por exemplo, Mão de obra) para que entrem nas despesas.
• Use categorias de despesa consistentes para comparar um mês com outro.

Indicadores

Indicadores é o painel de acompanhamento do negócio ao longo do tempo. Enquanto a Análise responde se o período deu lucro, os Indicadores mostram a evolução: se as vendas estão crescendo, quem está vendendo mais e onde há problemas. Cada tela traz cartões com os números principais do período escolhido, a comparação com o período anterior e gráficos ao longo do tempo. Faz parte dos planos Profissional e Completo, junto com a Análise.

Como os valores em R$ também aparecem aqui, os indicadores financeiros seguem a permissão Ver valores financeiros.

Dashboard

• Resumo ao entrar: resultado do caixa no mês, valores a receber e a pagar, vendas, orçamentos, OS em andamento e títulos atrasados.
• Blocos do ramo: agenda de hoje, revisões e retornos chegando (com botão Lembrar pelo WhatsApp) e, no restaurante, o resumo das mesas e pedidos.
• Painel do dia: quem não vê o caixa entra num painel com o que tem para fazer hoje (horários, OS, retornos, cobranças), sem totais da empresa.
• Ver como funcionário: o administrador pode ver o sistema exatamente como um funcionário vê, sem alterar nada.

Backup

No plano Completo, em Conta → Backup, o administrador baixa uma cópia completa dos dados da empresa a qualquer momento. Recomendamos fazer isso com frequência; veja a política de backup nos Termos de Uso.

Usuários e permissões

O administrador da conta cadastra os funcionários e define, módulo a módulo, o que cada um pode fazer. Funcionários podem ser bloqueados e reativados a qualquer momento; o histórico deles é preservado.

Sem a permissão de valores financeiros, os valores aparecem mascarados (R$ ••••••). A interface esconde botões e controles que o usuário não pode usar. O administrador sempre vê tudo. O prontuário tem uma regra a mais: só abre para profissionais de saúde com registro em conselho.

Suporte, segurança e contato

Suporte. Um assistente virtual com inteligência artificial atende dentro do sistema e na tela de login, tirando dúvidas sobre o uso de cada módulo. Ele também ajuda a redefinir a senha: a nova senha é enviada por e-mail, nunca exibida na conversa.

Segurança e dados.

• Cada empresa tem seu próprio banco de dados, separado das demais.
• Backups periódicos da infraestrutura feitos pela AMDigital e, no plano Completo, o backup que o administrador baixa em Conta → Backup.
• Senhas armazenadas com criptografia e bloqueio após tentativas de login incorretas.
• Prontuários com registro de acesso e verificação de integridade.
• Tratamento de dados conforme a LGPD, descrito nos Termos de Uso e na Política de Privacidade.

Contato AMDigital.

• Site: amdigital.net.br
• E-mail: contato@amdigital.net.br
• WhatsApp: (19) 98192-7599
• Instagram: @contato.amdigital

Ágil ERP 1.5 — um produto AMDigital. Desenvolvimento web, sistemas personalizados e suporte em Piracicaba e região.